Sincronização de dados entre o Sage o Zoho

Uma empresa de  fornecimento de equipamentos industriais em Portugal, após uma cuidada avaliação, optou pelo CRM Zoho (versão enterprise).

O objectivo é usar a o Zoho para a gestão comercial, mas também tirar partido do Zoho ao nível de dashboard/relatórios, para medir a performance e monitorização do negócio.

Internamente a empresa usa o ERP da Sage.

Para alcançar uma implementação do Zoho com sucesso, foi então necessário desenvolver um programa à medida, capaz de sincronizar de forma automática, uma série de dados entre o Sage e Zoho.

Tabelas do lado do Sage e módulos no lado do Zoho 

Por cada tabela/query do Sage (por exemplo encomendas), existe o respectivo módulo (personalizado ou standard) no Zoho.

Estamos a falar de 15 tabelas/queries do Sage e 15 módulos do Zoho. 

O programa liga-se diretamente à base de dados do Sage para ler os dados necessários e actualiza os dados correspondentes no Zoho via API.

Como é que funciona o programa sincronização

O programa sincronização corre permanentemente num computador da empresa (pode ser um computador sem grande capacidade de processamento). No caso presente é um computador que não serve as necessidades atuais dos colaboradores da empresa.

Como podemos ver pela imagem, é um programa com uma interface muito "fria" e funcional.

Por cada tabela do Sage a sincronizar, é definida uma janela temporal de atualização. Por exemplo, atualizar os artigos de hora em hora. Também existe a possibilidade  de forçar a atualização, em determinado momento - atualização manual.

Porque há horas em que a empresa não tem qualquer actividade no Sage, o programa simplesmente entra em modo de pausa. Dessa forma, poupamos a quota disponível na utilização das API do Zoho.

Evolução do Software de Sincronização

A criação do software, foi um processo muito linear e progressivo. Começamos com uma base muito simples, sincronização de uma tabela/módulo de cada vez. Neste caso começamos com as tabelas estruturais: artigos, clientes, fornecedores.

De cada vez que era validada a sincronização de uma tabela/módulo, avançamos para a próxima.

Curiosamente, uma das grandes dificuldades, dado o número elevado de campos personalizados criados nos vários módulos do Zoho, prendeu-se com a coerência dos nomes. Sem isso, rapidamente o programa de sincronização, pode-se tornar numa grande confusão e de difícil gestão. Nunca podemos perder de vista, que de tempos a tempos é preciso alterar o programa. Acrescentar novos campos (aconteceu várias vezes). Para que futuras intervenções ao software decorram com alguma previsibilidade, é essencial que o mapeamento de campos entre o Sage o Zoho, seja evidente, lógica e coerente.

Quota das API

Com a sincronização de novas tabelas/módulos, principalmente com a introdução da tabela  Doc Linhas do Sage (grande quantidade de dados), percebemos que os limites da quota de utilização de quota das API, eram facilmente ultrapassados, se o ritmo de actualização fosse intenso. Ainda por cima, o cliente usa uma série de aplicações do market place do zoho, que como é óbvio também contribuem para a quota disponível das API's. Devo dizer que, inicialmente, nunca pensamos que alguma vez ultrapassaríamos a quota (generosa) disponível.

Tivemos que dar um passo atrás, optimizar alguns módulos,  diminuir o ritmo de sincronização, definir janelas de actualização diferentes para alguns módulos e estabelecer um horário de sincronização (horário de trabalho da empresa).

Marketplace de aplicações do Zoho 

Antes de optar por um determinado Software na Cloud, tal como o Zoho, é essencial analisar o respectivo Marketplace de Aplicações. Por duas razões:

• Para se ter uma ideia da dinâmica e maturidade  do produto.
• Porque os softwares como o Zoho, por regra, não funcionam como silos isolados de informação.

Todas as implementações de CRM, têm que "conquistar" os respectivos colaboradores. Uma maneira de evitar anticorpos a um produto, passa por escolher soluções que entreguem valor, interfaces de grande usabilidade e rápidas. Mas muito importante, que não obriguem os utilizadores a preeencher muitos dados.

O nosso cliente, para além de integrar alguma aplicações do market place do Zoho, não conseguiu encontrar uma aplicação que sincronizasse os dados que precisava a partir do Sage,

Razões de Sucesso da solução implementada

A empresa em questão tem recursos humanos com um grande conhecimento ao nível da estrutura das tabelas da base de dados do Sage.

Para contextualizar corretamente, estamos a falar de uma empresa, que tinha uma grande experiência no uso de CRM e que por razões de preço/especificações/necessiades da empresa, achou que valeria o esforço interno de mudar de CRM. Isto é, sabia muito bem o que queria com a passagem para o Zoho.

Durante a fase de avaliação, o cliente ganhou um conhecimento profundo sobre o funcionamento e potencialidades do Zoho (criação de módulos, campos customizáveis, transformação de dados, etc)

O cliente durante a fase de avaliação do Zoho, criou um "protótipo funcional" do que queria, com dados exportados do Sage. Isto é, criou módulos personalizados, ligou dados e integrou com algumas aplicações do Marketplace do Zoho.

Para facilitar e acelerar o processo de desenvolvimento do software, o cliente enviou-nos o mapeamento dos campos entre o Sage e o Zoho.

Finalmente, porque é de extrema importância, estabeleceu-se desde o início uma comunicação muito directa e franca entre as partes.

API's do Zoho

Um nota final sobre as API's do Zoho. São conceptualmente muito bem desenhadas e com uma excelente documentação.