Programa que permite importar produtos em massa para o Sage, usando o Google Sheets como fonte de dados.
Imaginemos o seguinte cenário: a sua empresa recebe regularmente catálogos com centenas de produtos de fornecedores no formato microsoft excel, cujos produtos têm que ser introduzidos seu software de faturação Sage. O que fazer?
Solução: desenvolvemos um programa que importa directamente os produtos do Google Sheets (folhas de cálculo online) para o Sage, à medida do cliente..
Porque optamos pelo Google Sheets, e não pelo Excel da Microsoft?
Se os dados dos fornecedores são enviados no formato Microsoft Excel, não seria mais natural usar esse mesmo formato?
Desde o aparecimento do Google Sheets (folhas de cálculo na cloud), percebemos o potencial na integração nas aplicações:
- partilha dos ficheiros entre colaboradores (simpiicidade e sem ter que recorrer à rede local)
- edição em simultâneo por vários utilizaores
- linguagem de programação em Java Script (linguagem universal)
- uma API (Application Programming Interface) simples e eficaz, que permite ler e escrever dados
- interface muito simples
Já incorporamos em muitas ocasiões o Google Sheets, como parte importante em soluções à medida do cliente.
E sejamos francos, durante muito tempo o Microsoft 365 - Excel (versão na cloud) foi um produto inferior. Actualmente já tenho dúvidas, e depende muito do cenário de utilização.
Seja o Google Shets ou Microsoft Excel, em certos contextos, são excelente ferramentas para manipular, formatar e transformar dados.
Com funciona a importação de produtos
O cliente recebe o catálogo com centenas de produtos em microsoft excel.
De seguida importa de forma manual para um ficheiro pré-determinado do google sheets.
Altera o nomes das colunas, de acordo com os campos definidos pelo software de importação.
Também muitas vezes é necessário alterar o conteúdo das células. Por exemplo, é normal alterar o preço, de acordo com um determinado desconto.
Com um simples toque no botão de importação, o software importa os produtos para o Sage, via DLL (Dynamic-link library) do Sage.
A inserção dos produtos ao ser feita via dll, e não directamente na base de dados microsoft sql server do sage, permite manter a integridade de dados. Há sempre a tentação de manipular a base de dados directamente, mas pode ter efeitos catastróficos no funcionamento do Sage. Não aconselho de todo. No caso de documentos com implicações na finanças, é mesmo "proibido"
Há um detalhe importante neste processo. Para cada produto definido no google sheet, é preciso definir a referência o produto que vai servir de base à sua criação (uma coluna). No fundo, ao criar um produto no Sage, estamos a criar um clone a partir do produto modelo, com as características definidas no google sheet. Desta forma, apenas precisamos de definir algum campos no google sheets (preço, nome e pouco mais).
Se o produto existir no Sage, vai actualizar com os campos definidos no google sheets. caso contrário vai criar o produto.
Esta aplicação é um executável que não precisa de qualquer base de dados sql de apoio. Importa directamente do google sheets para o Sage.
Écran do programa
Software com uma interface minimalista, que importa os produtos armazenados no google sheets para o Sage.
O software de importação dos produtos tem um interface minimalista. O utilizador, apenas tem que seleccionar a sheets com os produtos que pretende importar e clicar num botão.
Um elemento importante deste tipo de software, prende-se com a clareza das mensagens de erro, para o utilizador perceber o que tem que corrigir no google sheets.
Vantagens desta solução
A rapidez de introdução de produtos. Se estivermos a falar de centenas de produtos, faz toda a diferença.
Para o nosso cliente, este software significou grande ganhos de produtividade e uma introdução de dados muito à prova de erros.