Power BI a partir dos Dados da Plataforma MPS Monitor

(não nos foi autorizado mostrar os écrans do Power BI desenvolvido)

Contexto do projecto

Criação de um ficheiro em Power BI com uma série de dashboards/relatórios, para uma empresa que se dedica à manutenação de impressoras (via renting), com um parque de centenas de equipamentos, espalhados por todo o país. Empresa essa que já era nossa cliente noutros projectos web. Como tal, já tinhamos um conhecimento bastante grande do seu modelo de negócio e funcionamento.

Este nosso cliente adotou, há uns anos atrás, o Software na Cloud MPS Monitor, para gerir o parque de máquinas instaladas.

O que é o MPS Monitor

Segunda as palavras da própria plataforma MPS Monitor: "A melhor solução Cloud para monitorização de impressoras e gestão de frotas de impressão. O software mais completo para Managed Print Services"

Simplificando, e contextualizando para o objecto da solução pretendida: é um software que obtém de forma automática as leituras das máquinas (impressões a cores, a preto e branco).

Toda a gestão interna de relatórios do MPS Monitor é baseada em Power BI (interface web). Por sua vez o cliente pode criar novos relatório em Power BI, tendo como ponto de partida o modelo de dados existentes e as medidas pré-definidas.

Como não poderia deixar de ser,  a plataforma MPS Monitor tem um módulo, onde é possível  exportar o dos dados em formato Microsoft Excel ou ficheiros CSV.

Então qual a necessidade de criar um ficheiro em Power BI, fora da plataforma MPS Monitor?

Os relatórios em Power BI da plataforma MSP Monitor têm algumas limitações incontornáveis para o nosso cliente:

• Não permitem criar novas medidas (measures)  
• Apenas mantém os dados dos últimos 2 anos. Para o cliente em questão,  era fundamental ter os dados, desde que aderiu ao MPS Monitor
• Não integra dados externos à plataforma

Nota - via suporte da plataforma, foi possível obter em Microsoft Excel, o histórico das contagens.

Objectivos do Power BI a desenvolver

O negócios de renting de impressoras vive muito dos seguintes vectores:

• Valor do renting acordado
• Custo das manutenções  incluídas (mão de obra, peças e toners)
• Custo das  impressões incluídas e preço das impressões não incluídas

Numa primeira fase - versão actual do Power BI desenvolvido:

• Analisar as contagens num todo
• Analisar por tipo de clientes
• Detalhes
• Comparar entre tipo de clientes
• Comparação temporal
• Analisar por tipo de impressão (mono e cores)
• Alertas de anomalias
• Etc...

Antes da criação deste ficheiro em Power BI, o cliente era obrigado a exportar os dados para Microsoft Excel, cliente a cliente, e retirar a informação pretendida.

Mais uma vez, tivemos especial atenção à usabilidade dos relatórios para não ceder à tentação de acrescentar dados e métricas, só porque sim. O objectivo é que os relatórios em Power BI, transformem dados em informação pertinente e capaz de gerar ações na gestão da empresa.

Numa segunda fase, está prevista a integração da parte financeira (contratos), através da ligação ao Software PHC da empresa. Aí sim  teremos uma perspectiva da performance financeira, retorno de investimento do negócio, granular.

Fluxo de Dados

No início de cada mês, é exportado na totalidade o mês anterior, as contagens (por cliente e máquinas) para um ficheiro em microsoft excel e colocado numa pasta pré-definida.

É importante  ter o cuidado que as datas de exportação têm que ser contíguas, sem intersecção de datas, para os dados serem fiáveis, isto é, não faltarem contagens, nem estas aparecerem em duplicado.

O Power BI, vai ler os ficheiros  em Microsoft excel, agrupa e importa para o Power BI.

Todo este processo poderia ser automático, através da utilização das API's do MPS Monitor, mas aumentaria em muito o custo da solução.

O processo de criação do Power BI

Porque já percebíamos bastante bem o negócio do cliente, e já em ocasiões anteriores, tínhamos abordado a possibilidade de criar um ficheiro em Power BI que agilizasse alguns processos internos, bastou uma reunião online, para determinar as especificações e os objectivos pretendidos.

As primeiras versões, com um universo pequeno de dados, permitiram validar o caminho a seguir e, também muito importante, validar os dados, face aos valores apresentados no MSP Monitor.

Gostaria de salientar um aspecto coginivo interessante, no desenvolvimento de soluções em Power BI. A utilização de soluções Business inteligence ainda tem um caminho longo a percorrer em Portugal nas PME portuguesas.

As empresas estão muito formatadas em relatórios muito convencionais.

Relatórios dinâmicos, comparação (linha temporal), crescimentos relativos, agregação por tipos de  entidades, elementos gráficos muito ricos, filtragem de dados, etc, são uma novidade para muitas empresas.

Talvez porque a área de relatórios dos ERP ainda tenha um longo caminho a percorrer. Ou, então, porque muitas vezes as empresas para obterem os dados pretendidos têm que exportar para Microsoft Excel, mas por conhecimentos inadequados esbarram na análise de dados. Por curiosidade, o Microsoft Excel tem incorporado "um Power BI".

É, quase sempre, uma surpresa agradável para o cliente quando se depara pela primeira vez com um Power BI, alimentado com dados da empresa e com dashboards que têm impacto na condução da gestão e nos processos internos.