Plataforma de Orçamentos Online com Ligação ao HubSpot

Contexto e Problema

A empresa (B2C e B2B), com a ajuda do HubSpot, desenvolveu uma estratégia e implementação bastante eficaz ao nível do Marketing Digital.

O sucesso dessa estratégia, teve como consequência um grande incremento de contactos qualificados e vendas.

Dado o ramo de atividade, da empresa em questão, muitas das vendas passam por um processo de orçamentação, mais ou menos complexo - o algoritmo envolve mais de 30 variáveis.

Antes da entrada em funcionamento da nova solução, cada orçamento, era feito manualmente com ajuda de um ficheiro em Microsoft Excel e colocado, também manualmente, no HubSpot - para dar seguimento comercial e optimizar o Inbound Marketing.

A criação de orçamentos, face ao aumento de pedidos verificados após a implementação da estratégia de Inbound Marketing, tornou-se demasiado morosa para os recursos humanos da empresa, criando um obstáculo real ao crescimento das vendas da empresa. 

Com Recursos Humanos insuficientes para uma resposta em tempo útil ponderou-se:

• A Formação de mais Recursos Humanos para o departamento de angariação  de clientes.
• A implementação de uma solução automatizada e integrada para simplificar o processo de orçamentação. 

Solução Desenvolvida

O potencial cliente acede a um microsite online (plataforma web) da empresa onde pode criar orçamento de acordo com as especificações pretendidas

1. Se o cliente tiver conta na plataforma, faz login.
2. Preenche o formulário dinâmico.
3. O orçamento é criado na base de dados da plataforma.
4. Em "background", a plataforma cria o orçamento automaticamente no HubSpot.
5. O cliente recebe os detalhes do orçamento, enviado pelo HubSpot.

Os clientes com um grande volume de compras ou revendedores, têm acesso a um login, que permite usufruir dos descontos habituais nestas circunstâncias.

A tipificação dos clientes, é feita nos contactos do HubSpot. Isto é, os clientes que têm login e o respectivo desconto.

Dados e Parâmetros em Google Sheets

Uma série de dados que influenciam as opções disponíveis no formulário, e uma série de parâmetros que influenciam diretamente o preço do orçamento, são editados e armazenados em Google Sheets.

Desta forma, o administrador da plataforma, de uma forma fácil e rápida, tem um grande poder de controlo, e flexibilidade para alterar todos os parâmetros que definem o preço final, sem depender do programador - para a implementação concreta da programação do algoritmo.

Como resultado, a empresa passou de uma situação de Gestão de Crise de RH, para uma situação de Automatização e Integração dos processos, que por sua vez libertou os RH da empresa, permitindo a sua alocação a tarefas mais gratificantes e mais estratégicas para a empresa, como o Inbound Marketing. 

Ligação ao HubSpot

No HubSopt a cada orçamento é associado o respectivo contacto.

Como o email é um dos campos obrigatórios da plataforma de orçamentos, sempre que é criado um orçamento no HubSpot, se o contacto não existir, a plataforma cria.

Existe um processo em background, que chama uma API da plataforma, para sincronizar um determinado número de orçamentos no HubSpot.

De forma também automática, e em background, são importados os clientes do HubSpot.

Área Privada para Administradores

Área de gestão da plataforma, que permite entre outras coisas:

• Monitorizar o estado de integração com o HubSpot (orçamento por exportar ou eventuais erros).
• Forçar a exportação de orçamentos em fila de espera para o HubSpot
• Forçar a importação dos contactos do HubSpot (tipificação dos clientes especiais) para a base de dados local.
• Importação dos dados armazenados no Google Sheets para a base de dados local.

Já numa fase adiantada do desenvolvimento da plataforma, acrescentou-se à área privada de administração a possibilidade de fazer propostas diretas. Isto é, propostas em que o operador coloca o cliente, produtos, quantidades e preços. Estas propostas, seguem o mesmo fluxo dos orçamentos. São exportados de forma automática para o HubSpot associado ao respectivo contacto.

Impacto e Vantagens desta Solução

É fácil medir o sucesso de soluções que têm tudo para ter um um forte impacto nas vendas e na optimização de processo internos.

O facto de o cliente obter na hora um orçamento, sem intervenção humana da empresa, permite apostar no marketing sem restrições. E isto traduz-se em, mais contactos qualificados, mais orçamentos  e mais vendas - com zero impacto nos processos internos da empresa.

Um factor menos tangível, mas muito importante tem a ver com o facto de proporcionar uma experiência positiva juntos dos clientes e potenciais clientes, que chega a ser, de facto, uma experiência disruptiva - porque estamos a falar de um mercado em que os concorrentes, por norma, não permitem que os clientes obtenham um orçamento na hora - o que se traduz numa grande vantagem competitiva para esta empresa.