Dashboards e Relatórios no Google Sheets, com ligação directa à Base de Dados da sua Empresa

Desafio & Cenários

Um dos desafios que as empresas enfrentam no dia a dia, prende-se com o acesso aos dados necessários para analisar e tomar decisões.

A fluidez com que a informação chega às pessoas certas, é cada vez mais importante para o sucesso das empresas.

A maior parte dos dados estão armazenados na base de dados dos ERP (Sage, Primavera, etc), mas não só. É normal existirem sistemas paralelos, exteriores ao ERP, que usam por exemplo o Microsoft Access, ficheiros em Excel, base de dados, etc.

Em muitas empresas, de cada vez que é necessário ter acesso à informação que se pretende, os dados são exportados (de forma mais ou menos automática) para o Microsoft Excel ou ficheiros CSV.

A Nossa Proposta - Cenário Alternativo 

Com a nossa solução, é possível ter acesso aos dados do seu ERP  - Sage, Primavera Software, etc - e não só, em tempo real, no Google Sheets.

Com o recurso a Folhas de Cálculo Online e Colaborativas - Google Sheets - as possibilidades no tratamento e manipulação de dados são imensas. 

Nomeadamente, através da criação de dashboards, que podem ser de acesso restrito ou colaborativos. Isto, sem esquecer a facilidade em partilhar os ficheiros de Google Sheets com os colaboradores da empresa, num ambiente seguro. 

Um ficheiro de google sheets, com várias sheets, pode ter dados com origens completamente diferentes (base de dados ERP, Microsoft Access, etc). No entanto cada sheet, só pode ter os dados de uma determinada origem.

Outros cenários possíveis

Esta solução também já foi aplicada nos seguintes cenários:

• Extrair dados de lojas online para o Google Sheets
• Usar o Google Sheets como feed para alimentar o Google Merchant, com origem no ERP da empresa.

Solução desenvolvida

Criamos uma plataforma web intermédia (sem interface), que permite que um documento em  google sheets aceda aos dados armazenados numa base de dados dentro do perímetro da empresa. Podemos chamar um proxy de dados.

Na prática, a plataforma web desenvolvida, é um meio de o google sheets, externo à empresa, conseguir aceder aos dados da mesma. Um meio de colocar os dados disponíveis na cloud.

É possível configurar a aplicação para 2 cenários alternativos:

• Pré-definir os queries (dados) que o google sheets pode aceder - Abordagem mais restritiva.
• O Google Sheets pode definir o Query, e desta forma, ter acesso a todos os dados do ERP -  Abordagem mais flexível.

Seja qual for o cenário, as permissões impostas pela base de dados, terão sempre a última palavra.

Para concretizar melhor, podemos preencher um determinado sheet com um query. Por exemplo, selecionar  a referência, nome, preço, marca da tabela de produtos do Sage. Ou por exemplo, lista de documentos de vendas, nos últimos 3 dias, com um valor superior a €500. 

Não entrando muito em pormenores técnicos, o Google Sheets (preparado para o efeito) vai ligar-se à Plataforma Web, que retorna os dados no formato JSON e preenche com esses dados as respectivas Sheets. 

Versatilidade da Solução

Com conhecimentos básicos de SQL e com algum conhecimento da estrutura da base de dados utilizada na empresa, numa questão de minutos, é possível ter acesso à informação pretendida, sem recurso a desenvolvimentos específicos.

O responsável pelo departamento de TI da empresa, tem a possibilidade de configurar a plataforma web (ficheiro de texto), de forma a extrair os dados pretendidos.

Dependendo do que se pretende, com esta solução, é possível criar vários ficheiros no Google Sheets, para atenderem a necessidades específicas de grupos ou colaboradores da empresa.

Que tipo de base de dados é possível aceder do Google Spreadsheets

A solução está preparada para aceder à base de dados Microsoft SQL Server, Microsoft Access, My SQL, etc.

Nunca utilizamos esta solução para ler ficheiros Excel ou CVS e exportar para Google Sheets, mas como é óbvio, é uma alteração fácil de realizar. 

Se olharmos, do ponto de vista da optimização dos processos internos de informação, há uma grande vantagem em ter os dados disponíveis numa plataforma online, sem grandes complicações.

Porque escolhemos o Google Sheets como Destino do Dados

Simplesmente porque consideramos as folhas de Cálculo do Google, um produto simples de usar, seguro, flexível e muito capaz.

A facilidade com que se partilha um ficheiro (com permissões de edição ou apenas de leitura) é fantástica. 

A acrescentar a tudo isso, o google sheets tem um ambiente de desenvolvimento muito interessante, baseado na linguagem de programação JavaScript. Desta forma é possível estender as funcionalidades e adaptá-las às necessidades do cliente.

Segurança

Porque estamos a falar de dados do ERP, ou outros dados sensíveis, a segurança é um tópico crucial. Por isso é importante que a implementação desta solução tenha a participação ativa do departamento TI da empresa.

Alguns pontos que consideramos importantes:

• A plataforma de interface apenas deverá ter acesso de leitura da base de dados. Isto é, nunca poderá escrever na base de dados do ERP.
• Limitar o acesso apenas às tabelas da base de dados, das quais se pretende extrair a informação necessária.
• Auditar com quem é partilhado o ficheiro do google sheets
• Limitar o acesso à plataforma apenas a partir dos IP's do Google

Os dados que a plataforma web disponibiliza não estão abertos ao público. É implementado um sistema de segurança, em que apenas os ficheiros do Google Sheets, preparados para o efeito, podem aceder aos dados. E a qualquer altura é possível revocar o acesso.

Power BI

Esta solução aqui proposta não pode ser considerada uma alternativa ao Microsoft Power BI.

O Google Sheets permite analisar, criar dashboards, mas não é comparável à riqueza e envolvência de informação, que é possível obter com o Power BI.

Agora, esta solução permite com grande facilidade e rapidez extrair os dados pretendidos. O que pode acontecer, é incorporar (promovidos) alguns dos relatórios do Google Sheets no Power BI.

O Power BI, solução de Business Inteligence, com a sua linguagem (DAX) é um produto excelente!

Alojamento da plataforma

A plataforma deverá ficar alojada no servidor do cliente, de modo a ter acesso directo à base de dados da empresa ou a outras fontes de dados. No entanto esta aplicação terá que ser exposta ao exterior, para que o Google Sheets possa ler os dados.

Não é obrigatório, mas evita-se expôr a base de dados fora do perímetro de segurança da rede da empresa.